In zes stappen naar een digitaal toegankelijke organisatie

Het digitaal toegankelijk maken (en houden) van websites en applicaties is een continu proces en het is belangrijk dat de gehele organisatie hierbij betrokken is. Zo maak je het onderdeel van de bedrijfscultuur en is iedereen zich ervan bewust wat het belang is van digitale toegankelijkheid. Door de juiste stappen te zetten en maatregelen te nemen kun je ook jouw organisatie digitaal toegankelijk maken. Hoe? Dat lees je in ons blog!

Stap 1. Bestuurlijk draagvlak

Het creëren van bestuurlijk draagvlak is de belangrijkste voorwaarde om succes te boeken als het gaat om digitale toegankelijkheid binnen je organisatie. De betrokkenheid van het bestuur is belangrijk, omdat er in de praktijk meer budget vrij komt wanneer zij weten waarom een toegankelijke website of applicatie van belang is. Een toegankelijke website is niet alleen inclusief richting gebruikers met een functiebeperking, maar je maakt het de rest van de gebruikers ook een stuk makkelijker. Win-win dus!
Om erachter te komen of er sprake is van bestuurlijk draagvlak binnen jouw organisatie kun je de volgende vragen stellen;

• Heeft het bestuur weet van de wettelijke verplichting rondom digitale toegankelijkheid en het belang hiervan? Zo ja, is dit ergens vastgelegd?
• Weet het bestuur dat zij jaarlijks voor elke website en applicatie een toegankelijkheidsverklaring moet opstellen en/of updaten en dat de informatie die hierin staat, gebruikt wordt voor rapportages aan de Europese Commissie en de Tweede Kamer? Weet zij dat de verklaring een status van naleving bevat die laat zien in hoeverre het kanaal aan de wettelijke verplichting voldoet?
• Is het bestuur akkoord met het aanwijzen van een functionaris binnen de organisatie die verantwoordelijk is voor digitale toegankelijkheid?

Stap 2. Maak een overzicht

Weet jij eigenlijk welke websites en applicaties onder de verantwoordelijkheid van jouw organisatie vallen? De lijst is vaak langer dan gedacht en naast een hoofdwebsite bestaat er ook vaak een intranet of een mobiele applicatie voor bijvoorbeeld personeelszaken. Het is belangrijk dat je een compleet overzicht maakt van alle websites en applicaties en het beheer hiervan regelt. Is er al een overzicht? Dan heb je geluk en kun je deze gebruiken om verder aan te vullen. Is er nog geen overzicht? Maak deze dan zelf met behulp van een spreadsheet. Hou het overzicht goed up-to-date en wijs iemand aan die het beheert, bijvoorbeeld een eindverantwoordelijke, zoals een manager.

Stap 3: Creëer inzicht

Bij stap 2 heb je een overzicht gemaakt van websites en applicaties waar jouw organisatie verantwoordelijk voor is. Nu ga je het overzicht aanvullen met informatie over de status op het gebied van toegankelijkheid. Dit doe je apart voor elke website en applicatie. Het is belangrijk dat je bekend wordt met de richtlijnen van de WCAG.

Lees hier een van onze blogs over dit onderwerp:

• De drie niveaus van WCAG
• WCAG.2.2

De volgende informatie verwerk je in het overzicht:

• Toegankelijkheidsonderzoek: tijdens dit onderzoek breng je de huidige toegankelijkheid van je organisatie in beeld. Er wordt per kanaal onderzocht in hoeverre het voldoet aan de WCAG richtlijnen. De techniek en content en gebruiksvriendelijkheid worden bekeken en getest.
  Stel de volgende vragen: is er in de afgelopen drie jaar een officieel toegankelijkheidsonderzoek uitgevoerd voor dit kanaal? Zo ja, wat was de uitkomst van dit onderzoek? Pas de nalevingsstatus aan: A als de site of applicatie aan alle 50 toegankelijkheidseisen voldoet, B als er nog fouten zijn gevonden. Zo niet, dan blijft de nalevingsstatus D.
• Ontwerp en ontwikkeling van website en applicatie: is er bij het ontwerp en de ontwikkeling rekening gehouden met toegankelijkheid? Welk CMS is er gebruikt en heeft de leverancier ervaring met toegankelijkheid?
• Externe systemen: welke externe systemen, zoals een systeem om de website te archiveren, worden bij dit kanaal ingezet? Zijn er gegevens beschikbaar over de toegankelijkheid van deze systemen?
• Redactie: zijn redacteuren op de hoogte van relevante toegankelijkheidseisen? Zo ja, hoe is dit vastgelegd in processen rondom het beheer van de website of applicatie? Heeft de redactie trainingen gevolgd op het gebied van toegankelijkheid? Ons advies: maak tijd en budget hiervoor vrij. Zo verbeter je de kennis en vaardigheden van het team en raken ze echt betrokken.
• Haalbaarheid: is het op basis van deze informatie haalbaar om de website of applicatie in de toekomst aan de toegankelijkheidseisen te laten voldoen? Zo ja, aan de slag! Zo niet, hef de website of applicatie dan op.

Stap 4: Stel maatregelen op

Benoem per website en applicatie maatregelen om de toegankelijkheid te verbeteren en voer ze uit. Op basis van de inventarisatie bepaal je welke maatregelen je per kanaal gaat nemen om de toegankelijkheid te verbeteren. Dit mag in stappen, maar er moet wel elk jaar vooruitgang te zien zijn. Uiteindelijk moet elke website en applicatie toegankelijk zijn en je werkt voor elk kanaal toe naar nalevingsstatus A.

Stap 5: Maak of update regelmatig je toegankelijkheidsverklaringen

Stel voor elke website en applicatie een toegankelijkheidsverklaring op of update de bestaande verklaring (een toegankelijkheidsverklaring opstellen). Laat deze vervolgens tekenen door een bevoegde.

De volgende stappen die je zet, zijn:

1. Maak een account aan op toegankelijkheidsverklaring.nl; hiermee kun je toegankelijkheidsverklaringen opstellen en beheren
2. Betrek de juiste collega’s die over de naleving van wet- en regelgeving gaan: de verklaring is een wettelijke verplichting. Bijvoorbeeld een functionaris of bestuurder van je organisatie
3. Stel de toegankelijkheidsverklaringen op: stel voor elk kanaal een toegankelijkheidsverklaring op. De invul assistent op toegankelijkheidsverklaring.nl rekent de status uit op basis van de gegevens die je invult
4. Publiceer alle verklaringen

Stap 6: Voer maatregelen uit en test ze regelmatig

Bij stap 5 heb je een aantal maatregelen opgesteld en die ga je nu uitvoeren. Resultaten van deze maatregelen neem je op in de update van je toegankelijkheidsverklaring(en). De toegankelijkheidsverklaring moet minimaal één keer per jaar worden vernieuwd, zodat deze altijd actueel is. Om aan de wettelijke verplichting te voldoen, moet uit de update van de verklaring duidelijk worden dat eerder geplande maatregelen zijn uitgevoerd en de toegankelijkheid is verbeterd.

Zorg ervoor dat de eindverantwoordelijke die je hebt aangesteld regelmatig de toegankelijkheid van de websites en applicaties van jouw websites checkt. Dit is de perfecte manier om betrokken en actueel te blijven. Ook een goede manier om toegankelijkheid te testen: betrek de doelgroep met een functiebeperking bij je project. Zij kunnen je precies vertellen welke drempels zij ervaren en hoe je jouw website of applicatie toegankelijker maakt.

De expert op het gebied van digitale toegankelijkheid

Hulp nodig bij de transitie naar digitale toegankelijkheid? Schakel ons in als expert op het gebied van digitale toegankelijkheid!

Neem contact op