Hoe selecteer je een internetbureau dat (wél) bij jouw organisatie past?

Als je de ontwikkeling van een online strategie, een website of applicatie gaat uitbesteden aan een internetbureau kan het selecteren van een bureau een flinke uitdaging zijn. Zeker als je gaat voor een duurzame relatie en een langere periode prettig en effectief met elkaar wil samenwerken.

Er zijn immers veel aanbieders op de markt en er worden veel verschillende oplossingen geboden. En hoe bepaal je nu of dat internetbureau bij jou organisatie passen? En jou de gewenste oplossingen kunnen bieden?

In dit blog artikel besteed ik aandacht waar je op moet letten als je een internetbureau moet selecteren. Dit artikel bevat:

• Tips voor opdrachtgevers om een internetbureau te selecteren;
• Top 10 van de meest gehoorde klachten als het bureau uiteindelijk niet de juiste keuze blijkt te zijn.

Tips voor opdrachtgevers om een internetbureau te selecteren

Als organisatie zoek je een internetbureau waarop je kunt bouwen. Het ontwikkelen van websites en applicaties is per slot van rekening meer dan alleen een mooi en responsive ontwerp. Voor de langere termijn wil je er zeker van zijn dat een bureau ook toekomstige verschuivingen in behoeften, functionaliteiten of softwarekoppelingen faciliteren kan. Maar hoe achterhaal je informatie die inzicht geeft in de capaciteit en potentie van een internetbureau? Een goede pitch kent allereerst duidelijke stappen, die vooraf aan alle partijen worden uitgelegd. Het antwoord ligt in een goede pitch.

Voor de selectie van een internetbureau kan je denken aan de volgende 8 stappen:

1. Opstellen Programma van Eisen (PvE) en selectiecriteria;
2. Opstellen long list en short list;
3. Opstellen en uitsturen Request for Proposal (RFP);
4. Beantwoorden van vragen;
5. Ontvangen van de offertes;
6. Presentaties en toelichting op de offertes;
7. Eindselectie;
8. Onderhandelingen en samenwerking vastleggen.

7 tips voor het maken van je long list en short list:

1. Voordat je offertes gaat aanvragen, is het verstandig om eerst eens in je directe omgeving te informeren. Vraag collega-ondernemers in je netwerk met wie zij samenwerken, voor hoe lang, hoe de support is of ze tevreden zijn en waarom.
2. Bekijk een aantal websites van internetbureaus. Wat valt je op? Vind je er informatie over hun werkwijze en het aantal medewerkers? Kijk ook naar de laadtijd, vormgeving, functionaliteiten en vindbaarheid van de website. Bezoek tenslotte ook de websites van hun klanten en ontdek of deze je aanspreken.
3. Achterhaal via LinkedIn of een internetbureau voldoende capaciteit in huis heeft. Met andere woorden, is het bureau in staat jouw website of applicatie te realiseren? Bekijk de technische achtergrond van medewerkers en lees de aanbevelingen die ze voor hun werk bij het internetbureau gekregen hebben.
4. Hoe is de aanwezigheid op social media? Publiceert het bureau regelmatig relevante content en hoe snel reageren ze op vragen of reacties?
5. Ook het aanvragen van offertes kan je veel informatie opleveren. Hoe behandelt het internetbureau je aanvraag? Gaan ze gestructureerd te werk, nemen ze contact op en stellen ze gerichte vragen of ontvang je zonder enig contact of uitleg binnen 24 uur een prijsopgave?
6. Maak een afspraak bij het internetbureau en let behalve op de werksfeer ook of je gesprekspartner zich goed heeft voorbereid, aandachtig luistert, goede (kritische) vragen stelt en jou snel begrijpt.
7. Natuurlijk zijn de eerdergenoemde punten belangrijk, maar een goede klik doet ook veel. Via de website, het eerste contact, de offerte of een persoonlijk gesprek kom je erachter of het internetbureau bij jou en je organisatie past. De juiste chemie is medebepalend voor een succesvolle samenwerking.

De gevolgen van een verkeerd gekozen internetbureau zijn groter dan je denkt

Je moet er niet aan denken: je website of applicatie werkt niet of bevat fouten, bezoekers haken af en er vindt geen conversie plaats. Hoewel het contact stroef verloopt, de responsetijd op je supportvragen je tot wanhoop drijft, doe je toch nog een poging en investeert in het meerwerk dat het bureau voorstelt. De teleurstelling is groot als het daarna nog niet lukt. Je bent een hoop tijd en geld verloren voor een strategie, website of applicatie die niet of nauwelijks bijdraagt aan je doelen.

Ondertussen loopt het bezoekersaantal van je website terug en regent het klachten. Geen ROI, sterker nog je website is louter een kostenpost. Dan is het onvermijdelijk dat de opdrachtgever uiteindelijk om zich heen gaat kijken en een ander internetbureau gaat selecteren.

Top 10 van meest gehoorde klachten

Bubblefish wordt regelmatig gebeld door teleurgestelde organisaties met de vraag of wij hun nieuwe internetbureau kunnen worden. Dat streelt ons enorm, echter wij zijn ook niet perfect zeg ik dan maar. Gelukkig werken wij wel volgens bepaalde systemen en processen die er voor zorgen dat er zoveel mogelijk een hoge mate van kwaliteit wordt geleverd.

In de meeste gevallen gaan wij in gesprek met een lead die op zoek is naar een nieuw internetbureau. Samen brengen wij in kaart wat er is mis is gegaan en hoe dat komt. Soms ligt het echt niet enkel aan het internetbureau en is er in de loop der tijd verschil van inzicht ontstaan. Deze gesprekken leiden in veelgevallen tot een samenwerking waarbij wij natuurlijk zorgen dat de klant uiterst tevreden is en blijft. Als wij om welke reden dan ook niet kunnen helpen dan verwijzen wij de klant naar een internetbureau wat wellicht wel past.

Hieronder vind je de top 10 van de meest gehoorde klachten waar wij mee geconfronteerd worden. Deze kunnen dus sowieso op je don’t-lijst tijdens het opstellen van je selectie criteria:

1. Afspraken worden niet nagekomen;
2. Onvoldoende kennis of ervaring;
3. Er wordt niet meegedacht;
4. Weinig of geen persoonlijk contact;
5. Langzaam in het oplossen van problemen of bugs;
6. Offerte aanvragen die lang blijven liggen;
7. Fouten en bugs die doorbelast worden;
8. Geen Growth Mindset;
9. Geen optimalisatie na oplevering;
10. We krijgen facturen zonder prijsopgave.

Goed voorbereid is het halve werk

Het juiste internetbureau kiezen wat bij jou past, doe je dus niet zomaar even. En de impact als het mis gaat is, kan heel groot en duur zijn. Maar met een grondige selectieprocedure kan je dat voorkomen en het internetbureau vinden wat wel bij jou past.

En hoe werkt het bij Bubblefish?

In onze visie zijn organisaties meer gebaat bij een kritisch en oplossingsgerichte aanpak van een internetbureau. We kijken naar het totaalplaatje en stellen we veel vragen over je organisatie, je producten, je diensten, je doelstellingen en jouw doelgroepen. We onderzoeken de haalbaarheid en geven onze visie op je online businessplan. Uiteindelijk kunnen beide partijen vervolgens besluiten of een er een klik is. Want het gevoel spreekt ook mee!

Overweeg je dus om een nieuw internetbureau te selecteren, om welke reden dan ook, neem dan gerust eens contact via leon@bubblefish.agency