Hoe maak je een PDF document digitaal toegankelijk?

Een PDF lezen is niet voor iedereen even gemakkelijk. Mensen met een visuele beperking kunnen PDF bestand bijvoorbeeld niet lezen en zijn hierdoor aangewezen op een screenreader; software die de informatie in een document omzet naar spraak of braille. Het is mogelijk om PDF bestanden digitaal toegankelijk te maken. Hiermee is een PDF bestand bruikbaar en toegankelijk voor mensen met een (visuele) beperking. 

Wat is een PDF bestand?

Een Portable Document Format, beter bekend als PDF, is een handig formaat. Een PDF is oorspronkelijk ontwikkeld om een opgemaakt document heen en weer te sturen. Een PDF is een bestandsformaat dat iedereen kent en die door iedereen binnen een organisatie vaak wordt gebruikt. De originele bronbestanden hiervan zijn ook vaak afkomstig van verschillende werknemers, diverse systemen en andere afdelingen. PDF is nu een open standaard die door de Internationale Organisatie voor Standaardisatie (ISO) wordt onderhouden. PDF-documenten kunnen koppelingen, knoppen, formuliervelden, audio, video en bedrijfslogica bevatten.

 
PDF bestanden kunnen elektronisch worden ondertekend, en met de gratis Acrobat Reader DC-software kun je PDF-bestanden eenvoudig op een Windows- of Mac OS-systeem bekijken. We gebruiken het vaak voor documenten die je eenvoudig moet kunnen printen, voor digitale brochures en jaarverslagen die je wil publiceren of versturen zonder dat iemand het origineel aan kan passen.

Het Besluit Digitale Toegankelijkheid

Sinds september 2020 moeten alle websites van overheidsinstanties voldoen aan het ‘Besluit digitale toegankelijkheid overheid’. Iedereen, dus ook mensen met een beperking, moeten websites en documenten die online geplaatst worden, kunnen gebruiken. Een PDF-document moet aan dezelfde voorwaarden voldoen als een webpagina: deze is toegankelijk als het voldoet aan alle relevante succescriteria van WCAG 2.1 AA.

 
Download onze gratis checklist en bekijk of jouw website voldoet aan de WCAG 2.1. AA

Wat is belangrijk bij het toegankelijk maken van een PDF bestand?

Het toegankelijk maken van een PDF is niet ingewikkeld. Het belangrijkste is dat je de tekst structureert en alternatieve beschrijvingen gebruikt voor visuele elementen. Ook dien je te letten op het kleurgebruik in je document.

Structuur

Een duidelijke structuur in je tekst is erg belangrijk voor digitale hulpmiddelen. Het is belangrijk dat je onderscheid maakt tussen kopjes, tussenkopjes en gewone tekst. In MS Word kun je dat eenvoudig instellen met sjablonen (templates). En let op, een tekst dikgedrukt maken of handmatig onderstrepen telt niet als het aanbrengen van een duidelijke structuur!

 
Daarnaast is het belangrijk dat afbeeldingen altijd een alternatieve beschrijving krijgen (een alt-tekst), waarin wordt omschreven wat er in de afbeelding staat. Dit kun je meestal instellen door rechts op de afbeelding te klikken en in het menu ‘alternatieve tekst’ te zoeken.

Kleurgebruik

Wist je dat verkeerde kleurcombinaties ervoor kunnen zorgen dat een document onleesbaar wordt voor mensen met een visuele beperking? Wanneer je bijvoorbeeld een link markeert met rood, kan het gebeuren dat dit niet wordt gezien door de doelgroep. Onderstreep daarom een hyperlink altijd en voeg een alternatieve beschrijving toe, waarin duidelijk wordt waar de verwijzing naartoe leidt.

 
Bij een PDF is het gebruik van contrast erg belangrijk, bijvoorbeeld de tekstkleur en de kleur van de achtergrond. Deze moet ook leesbaar zijn voor mensen die kleuren niet goed kunnen onderscheiden. Zorg voor een minimale contrastratio van 4,5.

Checklist voor toegankelijke PDF bestanden in MS Word:

Vormgeving

• Gebruik een groot lettertype dat handig is bij het lezen op een e-reader en bij het printen;
• Gebruik witruimte voor een duidelijke lay-out.
• Onderstreep geen tekst, tenzij het een hyperlink is;
• Wil je een blok tekst in een andere opmaak, maak hier een opmaakprofiel voor aan
• Zorg voor een regelhoogte van minimaal 125%

Afbeeldingen

• Geef afbeeldingen een alternatieve tekst. Dat mag ook onder of bij de afbeelding;
• Gebruik betekenisvolle afbeeldingen.

Opmaakprofielen en sjablonen

• Kies in de titelbalk voor een beschrijvende documenttitel van maximaal 70 tekens. Gebruik geen afkortingen, versies of initialen;
• Gebruik pagina-einde om naar een nieuwe pagina te gaan;
• Gebruik de opsommingsopties om opsommingen te maken;
• Gebruik metadata om informatie over het document mee te geven, zoals de titel, de codelaag, PDF-versie en de taal.
• Maak kop- en voetteksten zo kort mogelijk en gebruik paginanummers;
• Gebruik bij lange documenten een aanklikbare inhoudsopgave;
• Een open en toegankelijk PDF-document heeft een logische leesvolgorde. Dit is een laag die wordt gebruikt door bijvoorbeeld slechtzienden die de PDF in een andere weergave willen bekijken
• Voeg bladwijzers toe, zodat iedereen makkelijk kan navigeren in het PDF-document. Voeg ook tags toe, zodat je het gebruik nog makkelijker maakt;

Taal

• Gebruik verzorgde spreektaal. Kies woorden die vaak in onze taal voorkomen.
• Geef taalwisselingen aan.
• Gebruik zo min mogelijk afkortingen. Leg eigen afkortingen altijd uit.
• Gebruik cijfers bij getallen.
• Gebruik bij voorkeur geen superscript of subscript.

Sjablonen

• Verwerk je huisstijl in de opmaakprofielen. Maar zorg dat de vormgeving toegankelijk is.
• Specificeer de taal.
• Gebruik minimale kopteksten en voetteksten. Gebruik wel paginanummers.
• Plaats een inhoudsopgave bij langere documenten;
• Stel gebruik van sjablonen verplicht, mede in het kader van het bewaken van de huisstijl.

Tip: het is efficiënt als je bronbestand al zo goed gestructureerd is, dat je het heel eenvoudig kunt omzetten naar een toegankelijk PDF-document. Maak afspraken over een proces waarin PDF-documenten direct toegankelijk worden aangeleverd. Of laat bestaande programma’s, zoals MS Word, Adobe Indesign of je Document Management System (DMS) zo aanpassen dat je bronbestanden hieruit eenvoudig omgezet kunnen worden.

Maak je PDF bestand toegankelijk met Adobe Acrobat Professional

Wanneer je het bronbestand van een PDF niet meer hebt en deze toch toegankelijk gemaakt moet worden, kun je het bestand met Adobe Acrobat Professional nabewerken via het onderdeel toegankelijkheid. Je kunt de codelaag aanpassen waar nodig. Met Adobe Acrobat Professional is het mogelijk om bestaande PDF-documenten te evalueren, repareren en te verbeteren. Je hebt wel de Adobe Acrobat Pro-versie nodig om aan de documenten te werken en bestaande PDF’s te verbeteren.

 
Als je wil controleren of een PDF voldoet aan de toegankelijkheidsrichtlijnen heb je dus wel Adobe Acrobat Pro nodig. Hiermee kun je een automatische controle uitvoeren. Er zijn daarnaast wel twee dingen die je altijd zelf moet controleren:

Logische leesvolgorde

Je kunt de leesvolgorde controleren in het tabblad ‘Codes’. Hier staat een schematisch overzicht van de opbouw van je tekst. Denk aan titels, tussenkoppen, tekst vakken, afbeeldingen. Je moet alles in de juiste volgorde kunnen (laten) voorlezen.

Kleurcontrast

Acrobat Pro controleert niet automatisch op kleurcontrast. Dit moet je zelf doen.

Meer weten? Volg dan onze workshop ‘Digitaal toegankelijke documenten’

Ik hoop dat ik je met deze tips een heel eind op weg hebt geholpen zodat je zelf aan de slag kan gaan om toegankelijke PDF files te maken.

Wil je ervoor zorgen dat iedereen de regels omtrent toegankelijkheid kent en gebruikt? En wil je samen met je organisatie of je leveranciers aan de slag met bronbestanden en toegankelijke PDF-bestanden? Neem dan contact met ons op zodat we jouw medewerkers of collega’s op een interactieve manier kunnen leren om PDF-documenten voor iedereen toegankelijk te maken.

Neem contact op